mkpk

PENGAWASAN PERSEDIAAN (INVENTORY CONTROL)


1. Pengertian Persediaan

Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya.

Adapun menurut Sofjan Assauri (1993:169) persediaan dapat didefinisikan sebagai berikut :
“ Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal “.

Jadi persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya ada satu golongan inventory (persediaan), yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut “Merchandise Inventory” (persediaan barang dagangan). Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan.
Persediaan pada dasarnya akan menimbulkan biaya-biaya. Biaya-biaya yang ditimbulkannya tersebut dapat berupa biaya tetap dan biaya variable. Menurut Bambang Rianto (1995) menyatakan bahwa untuk tujuan perencanaan besarnya persediaan kita hanya memperhatikan yang variabelnya saja dari biaya-biaya persediaan tersebut yang secara langsung akan terpengaruh oleh rencana tersebut.

Biaya Variabel dari persediaan tersebut dapat digolongkan kedalam :
1. Procurement atau Ordering Cost
Ordering cost adalah biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang terdiri dari :
(1) Biaya selama proses pesanan
a. Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pemesanan
b. Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan
(2) Biaya pengiriman pesanan
(3) Biaya penerimaan barang yang dipesan
a. Pembongkaran dan pemasukan ke gudang
b. Pemeriksaan material yang diterima
c. Mempersiapkan laporan penerimaan
d. Mencatat kedalam “Material Record Card”

(4) Biaya-biaya processing pembayaran
a. Auditing dan perbandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli
b. Persiapan pembuatan cheque untuk pembayaran
c. Pengiriman cheque dan kemudian auditnya
2. Carrying Cost
Carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost didasarkan pada “Average Inventory ” (persediaan rata-rata), dan biaya ini dinyatakan dalam persentase dari nilai dalam rupiah dari average inventory. Biaya-biaya yang termasuk kedalam carrying cost adalah :
(1) Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang
(2) Biaya pemeliharaan material dan allowances untuk kemungkinan rusak
(3) Biaya untuk menghitung atau menimbang barang yang dibeli
(4) Biaya asuransi
(5) Biaya modal
(6) Biaya absolescence
(7) Pajak dari persediaan yang ada dalam gudang




























2. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan

1) Perencanaan
Suatu rencana adalah langkah realistis yang telah ditentukan sebelumnya, rencana memuat rincian kagiatan untuk mencapai tujuan. Rencana harus menetapkan kriteria penilaian dan standart pengukuran serta memberi peluang bagi kreativitas dan fleksibilitas.
Dalam merencanakan kita harus memperhitungkan berbagai kondisi yang terjadi diperusahaan, Perencanaan juga harus saling berhubungan untuk memperbaiki profitabilitas
Perencanaan menentukan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana harus dilaksanakan, kapan dan bagaimana alternatif untuk mencapai tujuan, termasuk biaya-biaya yang akan terjadi juga harus diukur.
Untuk merencanakan besarnya jumlah persediaan, perlu mempertimbangkan biaya-biaya variabel berikut ini :
1. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang disimpan semakin besar. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah:
a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebagainya).
b. Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan.
c. Biaya Keuangan.
d. Biaya perhitungan fisik.
e. Biaya asuransi persediaan.
f. Biaya pajak persediaan.
g. Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan.
h. Biaya penanganan persediaan dan sebagainya.
2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs), biaya-biaya ini meliputi :
a. Pemprosesan pesanan dan biaya ekspedisi.
b. Upah.
a. Biaya telepon.
b. Pengeluaran surat menyurat.
c. Biaya pengepakan dan penimbangan.
d. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan.
e. Biaya pengiriman ke gudang.
f. Biaya utang lancar dan sebagainya.
3. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost. Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri oleh perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyimpanan untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari :
a. Biaya mesin-mesin menganggur.
b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung.
c. Biaya penjadwalan.
d. Biaya ekspedisi dan sebagainya.
2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan ( shortage costs) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut :
a. Kehilangan penjualan.
b. Kehilangan pelanggan.
c. Biaya pemesanan khusus.
d. Biaya ekspedisi.
e. Selisih harga.
f. Terganggunya operasi.
g. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya.
Biaya kekurangan bahan sulit diiukur dalam prakteknya, terutama karena kenyataan biaya ini sering merupakan opportunity costs yang sulit diperkirakan secara objektif.
1. Pengendalian
Pengendalian meliputi langkah yang dilakukan oleh manajemen untuk memperbesar kemungkinan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan dan juga untuk memastikan bahwa seluruh bagian organisasi berfungsi sesuai tujuan organisasi.
Pengendalian menurut Dlenn. Welsch Ronald W Hilton Paul (1995”5), adalah suatu proses untuk memastikan tindakan yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian ini mencakup ; 1) Penetapan sasaran dan standart, 2) Membandingkan hasil dengan sasaran dan standart, 3) Mendorong keberhasilan dan memperbaiki kekurangan
Ada dua tujuan utama dalam pengendalian internal atas persediaan antaralain mengamankan persediaan dan melaporkan secara tepat dalam laporan keuangan. Pengendalian persediaan harus dimulai segera setelah persediaan diterima. Laporan penerimaan yang sudah diberi nomor sebelumnya harus diisi oleh departemen penerimaan perusahaan untuk menetapkan tanggung-gugat (account-ability) awal atas persediaan. Untuk memastikan bahwa persediaan yang diterima sesuai yang dipesan, setiap laporan penerimaan harus cocok dengan pesanan pembelian.
Pengendalian internal juga bersifat :
1. Preventif (pencegahan), pengendalian preventif dirancang untuk mencegah kesalahan atau kekeliruan pencatatan.
2. Detektif, ditujukan untuk mendeteksi kesalahan atau kekeliruan yang telah terjadi.
3. Meningkatkan efisiensi dengan melaksanakan kebijakan dan prosedur untuk melakukan peningkatan yang mungkin dicapai.
Suatu sistem pengendalian internal merupakan bagian dari sebuah sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen meliputi pengendalian administratif seperti anggaran untuk perencanaan dan pengendalian operasi, dan pengendalian akuntansi seperti prosedur pengendalian internal mengenai pemisahan tugas orang yang menghitung kas dari tugas orang yang memiliki akses terhadap pencatatan piutang.
C. Sistem Pencatatan dan Metode Penilaian Persediaan
1. Sistem pencatatan persediaan
Dalam perhitungan persediaan maka terdapat 2 sistem pencatatan persediaan, antara lain:
1. Sistem Perpetual
Dimana setiap ada transaksi baik itu penjualan atau pembelian barang akan langsung dibukukan atau dicatat dalam kartu stock menurut tanggal kejadiaannya, atau dengan kata lain semua kenaikan dan penurunan barang dicatat dengan cara sama seperti mencatat kenaikan dan penurunan kas. Akun persediaan barang dagang pada awal periode akuntansi mengindikasikan jumlah stock tanggal tersebut.
Pembelian dicatat dengan mendebit persediaan barang dagang dan mengkredit kas atau utang usaha. Pada tanggal penjualan, harga pokok barang yang terjual dicatat dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan barang dagang. Seperti ilustrasi berikut ini :
Jurnal yang lazim dibuat dalam sistem perpetual
Pada pembelian:
Persediaan barang dagang xxx
Utang usaha xxx
Pada penjualan:
Harga pokok penjualan xxx
Persediaan barang dagang xxx
Piutang Dagang xxx
Pendapatan penjualan xxx
2. Sistem Periodik
Setiap ada penjualan atau pemakaian atau pembelian terhadap persediaan tidak dilakukan pencatatan terhadap buku persediaan, dengan kata lain perusahaan tidak mempunyai kartu stock. Hanya pendapatan yang dicatat setiap kali penjualan dilakukan. Tidak ada jurnal yang dibuat pada saat penjualan untuk mencatat harga pokok penjualan. Pada akhir periode akuntansi perhitungan fisik dilakukan untuk menentukan biaya atau harga pokok persediaan dan harga pokok penjualan.
2. Metode penilaian persediaan
Metode Penilaian Persediaan terdiri dari 3 metode, yaitu:
1. First-in, First-out (FIFO)
Metode ini menilai persediaan berdasarkan pada asumsi bahwa harga-harga pokok harus dibebankan pada penghasilan sesuai urutan pembeliannya. Sehingga metode ini berkembang dengan asumsi bahwa barang yang paling dulu diterima digudang akan paling dulu dikeluarkan dari gudang. Hal ini terutama untuk barang-barang yang tidak tahan lama dan produk-produk yang modelnya cepat berubah. Contohnya : bahan pangan yang ada tanggal kadaluwarsanya dan pakaian yang sesuai musimnya. Metode ini dapat digunakan dalam sistim perpetual dan dalam sistem periodik.
2. Lasti-in, First-out (LIFO)
Ini adalah suatu metode yang merupakan kebalikan dari metode LIFO. Barang yang dikeluarkan terlebih dahulu akan diberi harga pada harga barang yang diterima terakhir. Metode ini berkembang dari anggapan bahwa barang yang paling akhir diterima digudang, akan lebih dahulu dikeluarkan dari gudang. Pemakaian metode LIFO pada awalnya terbatas untuk situasi yang jarang terjadi, diambil dari unit-unit yang dibeli paling akhir. Contohnya batu bara, yang diterima paling akhir akan berada ditempat teratas sehingga paling mudah diambil untuk dikeluarkan. Jelaslah barang seperti ini tidak mempunyai masa kegunaan terbatas atau mudah rusak. Metode ini dapat dipakai pada sistem perpetual maupun sistim periodik.
Penilaian persediaan dengan metode LIFO dengan menggunakan sistem perpetual berdasarkan data diatas adalah sebagai berikut:
3. Metode Biaya Rata-rata (Moving average)
Ini adalah metode antara kedua metode diatas. Dalam metode ini, perhitungan harga barang tidak berdasarkan mana barang yang masuk dulu dan mana yang keluar terlebih dahulu, tetapi atas dasar harga rata-rata. Apabila metode biaya rata-rata digunakan dalam sistim persediaan perpetual, biaya rata-rata per unit untuk masing-masing barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit kemudian digunakan untuk untuk menentukan harga pokok setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung.
E. Pengawasan Persediaan
Pengertian pengawasan persediaan adalah suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan secara efektif dan efisien.
Fungsi pengawasan terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi. Untuk mengevaluasi tugas, para manager hendaknya mrngukur kinerja dibandingkan dengan standar dan harapan yang mereka tetapkan. Standar dapat ditetapkan pada volume produksi dan biaya, volume pejualan , keuntungan, dan berbagai variable yang lain, yang digunakan untuk mengukur kinerja sebuah perusahaan. Misalnya standar pada suatu operasi khusus dalam perusahaan, yaitu volume produksi , biaya produksi per unit dan standar tingkat persediaan yang dapat digunakan untuk memonitor produksi. Sehingga nantinya dapat diputuskan atau diambil tindakan untuk menentukan rencana kedepannya.
Tujuan Pengawasan dapat dipaparkan sebagai berikut :
1. Menyediakan persediaan yang dibutuhkan dengan efisien dan dapat menghindari terganggunya kegiatan perusahaan karena keterlambatan datangnya persediaan.
2. Menjamin adanya persediaan yang cukup untuk melayani permintaan pelanggan yang bersifat mendadak.
3. Menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran barang dipasar dalam jangka pendek karena faktor-faktor tertentu.
4. Menyelenggarakan penyimpanan bahan yang dapat menekan biaya dan waktu dan menjaga dari kemungkinan kebakaran, pencurian, penyelewengan, dan bentuk kerugian lainnya.
5. Menjaga agar persediaan yang rusak, usang dan kelebihan yang tidak dipakai dapat ditekan serendah mungkin.
6. Menentukan jumlah investasi dan dana yang tepat dalam persediaan dan sesuai kebutuhan untuk operai dan rencana manajemen.
Pengawasan terhadap persediaan dapat digolongkan atas 3, yaitu:
1. Pengawasan Phisik.
Karena persediaan merupakan benda berwujud, sehingga persediaan harus disimpan pada tempat penyimpanan yang aman dari sagala macam gangguan seperti pencurian, pengaruh suhu dan lain-lain. Perusahaan yang baik akan menugaskan orang-orang yang dapat dipercaya untuk bertanggung jawab terhadap keamanan gudang serta mengasuransikan persediaan dari resiko kebakaran dan sebagainya.
2. Pengawasan Akuntansi.
Pengawasan akuntansi timbul karena adanya pemusatan tugas dan wewenag serta tanggung jawab antara petugas di bidang pencatatan, penyimpanan dan operasi.
Pengawasan akuntansi terhadap persediaan meliputi :
a. Perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan berupa persediaan, persediaan bahan baku maupun persediaan produksi/barang jadi.
b. Melakukan pencatatan yang pantas atau wajar untuk penerimaan dan pemakaian atau penjualan persediaan serta menjaga agar arus barang berjalan dengan sebaik-baiknya, yang dimulai dari proses produksi sampai menjadi barang yang siap dipasarkan.
3. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan
Pengawasan ini penting agar perusahaan terhindar dari resiko kekurangan dan kelebihan jumlah persediaan. Kekurangan persediaan akan menyebabkan terganggunya operasi perusahaan, sedangkan persediaan yang terlalu besar menyebabkan biaya penyimpanan yang terlalu besar pula. Untuk menentuka berapa besar jumlah yang dibutuhkan ada beberapa kebijakan umum yang biasa digunakan:
a. Menetapkan jumlah maksimun dan minimum
Dalam keadaan stabil, cara ini baik digunakan karena tingkat penjualan dapat diramalkan dengan tepat. Pada penetapan ini yang diperhatikan adalah:
1. Tingkat penggunaan atau penjualan barang
2. Jangka waktu pesanan atau tibanya barang
3. Jangka waktu pembuatan barang untuk perusahaan industri.
b. Dengan menggunakan perputaran persediaan
Perputaran persediaan merupakan angka yang menunjukkan kecepatan penggantian persediaan dalam periode tertentu, biasanya dalam 1 tahun. Tingkat perputaran persediaan dapat diketahui dengan cara:
c. Budgeting Control
Dengan menyusun anggaran produksi dan anggaran penjualan, perusahaan dengan cepat dapat mengetahui berapa jumlah persediaan yang ada dalam suatu periode berjalan. Hal ini sangat menguntungkan perusahaan , bahwa perusahaan dapat bertindak lebih dini terhadap hal-hal yang timbul dalam persediaan. Ramalan tentang jumlah persediaan memang bisa menyimpang dari kenyataan yang sebenarnya, namun dengan ramalan tersebut setidaknya perusahaan dapat mengadakan evaluasi sekaligus pengawasan yang lebih terarah terhadap persediaan.














Pengawasan Persediaan

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produksi dan penggunaan sumber daya dapat maksimal.
Istilah pengendalian merupakan penggabungan dari dua pengertian yang sangat erat hubungannya tetapi dari masing-masing pengertian tersebut dapat diartikan sendiri sendiri yaitu perencanaan dan pengawasan. Dua pengertian tersebut saling melengkapi satu sama lain. Pengawasan tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu tidak ada artinya, demikian pula perencanaan tidak menghasilkan sesuatu tanpa adanya pengawasan.

Kegiatan pengawasan persediaan tidak terbatas pada penentuan atas tingkat dan komposisi persediaan, tetapi juga termasuk pengaturan dan pengawasan atau pelaksanaan pengadaan bahan bahan yang diperlukan sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan serta dengan biaya yang serendah rendahnya.